English Biz Letters V - Body

英文ビジネス・レターの書き方 Part V

(Continued from Part IV)

Introductory paragraph 手紙の書き出し

1. Example of typical introductory paragraph 一般的な書き出し

• We have received your letter (fax; email; telex) of November 28 regarding (concerning)…
  …に関する１１月２８日付け手紙（ファックス、Eメール、テレックス）を受け取りました
• Thank you for your letter (fax; email; telex) of November 28 regarding (concerning)…
  …に関する１１月２８日付け手紙（ファックス、Eメール、テレックス）有難う御座いました
• In response to your letter (fax; email; telex) of November 28 regarding (concerning)…, we will let you know the results within a week.
  …に関する１１月２８日付け手紙（ファックス、Eメール、テレックス）へのご返事として結果は１週間以内にお知らせします.

2. Referring to previous correspondence 重ねて手紙を出すとき

• In addition to my November 28 letter regarding XYZ, I …
  １１月２８日付けで*上記に関する手紙を差し上げましたが、さらに…のことをお知らせ致します

*上記に関する…を差し上げましたが→ in regards to the … mentioned above

• Avoid this phrase in English.
  ビジネス英語では、このような表現を使わない方が良い。
• Don't sacrifice clarity for convenience
  簡単な表現（上記に関する）より文章の明確さが重要
• Tell exactly what you are referring to.
  文章ははっきりと簡潔でならなければならない。

Examples 例

1. In regards to the defective parts discussed in my November 28 letter, …
   １１月２８日付けで欠陥部品に関する手紙を差し上げましたが、
2. In regards to my purchase order faxed to you on November 28, …
   １１月２８日付けで注文に関するファックスを差し上げましたが、
3. Regarding my November 28 email requesting a cost estimate,
   １１月２８日付けで見積書に関するメールを差し上げましたが、
4. As I informed you in my letter of November 28, …
   １１月２８日付け弊書でお知らせしましたように

3. 好ましい手紙を出すとき

• I am pleased to inform you that …
• I would like to take this opportunity to inform you that …
• I am glad to inform you that …
• It’s my pleasure to inform you that …
  …のことを（喜んで）お知らせ致します

4. 遺憾な手紙を出すとき

• I am sorry to inform you that …
  …のことをお知らせするのは残念です
• I regret to report that …
  …のことをご報告するのを遺憾に存じます
• I regret that …
  …のことを遺憾に思います

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