English Biz Letters V - Body

英文ビジネス・レターの書き方 Part V

(Continued from Part IV)

Introductory paragraph 手紙の書き出し

1. Example of typical introductory paragraph 一般的な書き出し

• We have received your letter (fax; email; telex) of November 28 regarding (concerning)…
  …に関する１１月２８日付け手紙（ファックス、Eメール、テレックス）を受け取りました
• Thank you for your letter (fax; email; telex) of November 28 regarding (concerning)…
  …に関する１１月２８日付け手紙（ファックス、Eメール、テレックス）有難う御座いました
• In response to your letter (fax; email; telex) of November 28 regarding (concerning)…, we will let you know the results within a week.
  …に関する１１月２８日付け手紙（ファックス、Eメール、テレックス）へのご返事として結果は１週間以内にお知らせします.

2. Referring to previous correspondence 重ねて手紙を出すとき

• In addition to my November 28 letter regarding XYZ, I …
  １１月２８日付けで*上記に関する手紙を差し上げましたが、さらに…のことをお知らせ致します

*上記に関する…を差し上げましたが→ in regards to the … mentioned above

• Avoid this phrase in English.
  ビジネス英語では、このような表現を使わない方が良い。
• Don't sacrifice clarity for convenience
  簡単な表現（上記に関する）より文章の明確さが重要
• Tell exactly what you are referring to.
  文章ははっきりと簡潔でならなければならない。

Examples 例

1. In regards to the defective parts discussed in my November 28 letter, …
   １１月２８日付けで欠陥部品に関する手紙を差し上げましたが、
2. In regards to my purchase order faxed to you on November 28, …
   １１月２８日付けで注文に関するファックスを差し上げましたが、
3. Regarding my November 28 email requesting a cost estimate,
   １１月２８日付けで見積書に関するメールを差し上げましたが、
4. As I informed you in my letter of November 28, …
   １１月２８日付け弊書でお知らせしましたように

3. 好ましい手紙を出すとき

• I am pleased to inform you that …
• I would like to take this opportunity to inform you that …
• I am glad to inform you that …
• It’s my pleasure to inform you that …
  …のことを（喜んで）お知らせ致します

4. 遺憾な手紙を出すとき

• I am sorry to inform you that …
  …のことをお知らせするのは残念です
• I regret to report that …
  …のことをご報告するのを遺憾に存じます
• I regret that …
  …のことを遺憾に思います

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English Biz Letters IV - Time

英文ビジネス・レターの書き方 Part IV

(Continued from Part III)

Writing Time
時間の書き方

Expressing terms related to months and years
年月の初め、中程、終わりの表現

1. Beginning of the Month 月初めに

• at the beginning of November
• 「１１月初めに」
• early November
• 「１１月初めに」
• in early November
• 「１１月初めに」
• early in November
• 「１１月初めに」
• at the start of November
• 「１１月初めに」
• at around the beginning/start of November
• 「１１月初めに」
• in the early days of November
• 「１１月初めに」
  

2. Middle of the Month 月半ばに

• in the middle of November
• 「１１月半ばに」
• around the middle of November
• 「１１月半ばに」
• about the middle of November
• 「１１月半ばに」
  

3. End of the Month 月末に

• at the end of November
• 「１１月末に」
• late November
• 「１１月末に」
• in late November
• 「１１月末に」
• late in November
• 「１１月末に」
• at the end of November
• 「１１月末に」
• at the close of November
• 「１１月末に」
• around the end/close of November
• 「１１月末に」
• toward the close of November
• 「１１月末に」

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English Biz Letters III - Time

英文ビジネス・レターの書き方 Part III

(Continued from Part II)

Writing Time・時間の書き方

• The abbreviation a.m. comes from the Latin phrase “ante meridiem,” which means before midday. The abbreviation p.m. comes from the Latin phrase “post meridiem,” which means after midday.
• a.m.はラテン語のante meridiemの略語で「午前」を意味し、p.m.はpost meridiemの略語で「午後」を意味します。

Note the following examples and notes:
下記の例に注意して下さい：

Good Examples
良い例

1. 11:30 a.m. 又 11:30

• Use periods with “a.m.”
• 「.」半角の点を使います。

2. 11:30 AM

• The periods can be eliminated when using small capitals.
• 小型英大文字を使う場合「.」半角の点不要。

Bad Examples
誤り例

1. 11:30a.m.
2. 11:30am
3. 11:30A.M.
4. 11:30AM

• All four examples are missing a space between the time and the abbreviation.
• 例１?４は半角ｽﾍﾟｰｽが足りない。

5. 11：30 a.m.

• Don’t use em-size colon.
• 全角ｺﾛﾝ「：」は誤り。

6. 11:30　a.m.

• Don’t use em-size space.
• 全角ｽﾍﾟｰｽは誤り。

7. 11:30 AM

• Don’t use the capitalized "AM"—it has a different meaning.
• 英大文字の「AM」は別意味（略語）なので、注意して下さい。
• AM means anno mundi or amplitude modulation.
• AMはラテン語のanno mundiとラジオのamplitude modulationを意味します。

8. A.M.11:30

• This style may be common in Japan, but avoid using when writing in English.
• 日本では「A.M.11:30」という書き方をよく見かけるが、英文ビジネス・レターには、A.M./P.M.を時間の前に置くのは誤 りです。

• There is sufficient confusion over the meanings of a.m. and p.m. when the hour is 12 to make it advisable to use 12 noon and 12 midnight where clarity is required.
• １２時丁度の時刻は、a.m. や p.m. を使わないで、12 midnight/12 noon を使います。

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